DocuSign eSignature

Produkte

DocuSign eSignature ermöglicht auf praktisch jedem Gerät Dokumente elektronisch zu signieren und zu verwalten. DocuSign ist als einziger eSignatur-Provider über alle Systeme, Prozesse und Geschäftsbetriebe hinweg ISO 27001 zertifiziert. Es bietet fortschrittliche Sicherheitsfunktionen, um die Integrität und Rechtsgültigkeit der Signaturen zu gewährleisten. Die Lösung entspricht dem US-amerikanischen ESIGN Act und der Uniform Electronic Transactions Act (UETA), sowie der EU-eIDAS-Verordnung  und unterstützt ebenfalls die DSGVO.

Editionen

DocuSign bietet eSignature in drei Editionen an:

• DocuSign eSignature Standard → Preise
  

  eSignature Standard Edition enthält alle nötigen Basisfunktionen einer gesetzeskonformen elektronischen Signatur: Rechtssicher unterzeichnen, signieren, bestätigen (lassen) und versenden. Unbegrenzte Signaturen, grundlegende Anpassungen, einfache Workflows. Integrierter Zugriff auf gängige Cloud-Speicher (Dropbox, Google Drive, MS OneDrive und andere).

• DocuSign eSignature Business Pro → Preise
  

  eSignature Business Pro enthält alle Funktionen von eSignature Standard plus Unterstützung für erweiterte Felder und Berichte, Unterzeichneranhänge, Massensendungen, PowerForms und Vor-Ort-Signaturen, sowie anpassbares Branding. Erweiterbar durch Add-ons (Funktionen) und Konnektoren (Schnittstellen zu Unternehmenssoftware).

• DocuSign eSignature Enterprise Pro → Preise
  

  eSignature Enterprise Pro enthält alle Funktionen der eSignature Business Pro Edition plus Funktionen für die vollständige Digitalisierung aller Verträge in großen Organisationen und umfassenden Integrationsmöglichkeiten.

Siehe dazu auch unsere Vergleichstabelle

Die Preise entnehmen Sie bitte der jeweiligen Produktseite oder lassen Sie sich von mir über die Kosten und die Lizenzmodelle beraten.

Add-ons und Konnektoren

• Add-ons
  Erweitert den Funktionsumfang der Editionen Standard und Business Pro. In Enterprise Pro sind alle Add-ons bereits enthalten.

• Konnektoren
  Integriert DocuSign in Anwenungen anderer Hersteller wie Salesforce, SAP, M365, Google Workspace und weitere.

Lizenzierung

Lizenziert wird nach Envelopes, Mindestbestellmenge sind 500 Envelopes.

Das DocuSign eSignature Lizenzmodell basiert ausschließlich auf Jahresabonnements/Subscriptions. Sind alle Envelopes aufgebraucht, bestellen Sie sie einfach nach. Endet das Abonnement, verfallen nicht verbrauchte Envelopes. Nachbestellungen sind jederzeit möglich.

Was ist ein Envelope?

DocuSign versteht unter Envelope einen Container für Dokumente, Signaturen und Aktionen. Ein solcher virtueller Umschlag enthält alle Daten zu den zu unterzeichnenden Dokumenten, den Unterzeichnern und anderen Empfängern sowie den Orten, an denen die Unterzeichner die Dokumente unterschreiben werden. Dokumente werden in Envelopes gelegt und anschließend an Adressaten verschickt. Die Überprüfungen der Signaturen und Zertifikate der Dokumente und Vorgänge erfolgen über eine einfach zu bedienende Web-Applikation.

Anmerkung: Ein einzelner Envelope unterstützt mehrere Dokumente und mehrere Adressaten bis zur Leistung aller Unterschriften.

Beispiel

Angenommen, ihr Geschäftspartner soll einen Vertrag unterzeichnen. Neben dem Geschäftsführer muss auch der Prokurist zustimmen. Sie legen nun alle benötigten Dokumente und den Vertrag in einen Envelope und senden ihn an den Geschäftspartner. Der Partner möchte den Vertrag anpassen. Sie ändern wunschgemäß und verschicken die Dokumente erneut. Das geht mit einem einzigen Klick. Geschäftsführer und Prokurist sind zufrieden und unterschreiben. Damit ist der Vorgang abgeschlossen und es wurde genau ein Envelope verbraucht.

Gibt es weitere Lizenzierungsarten?

Ja, es gibt sogenannte Seat-Lizenzierung. Seat-Lizenzen sind gleichzusetzen mit Benutzer-Lizenzen. Seat-Lizenzen sind an Benutzer gebunden und nicht übertragbar. Envelope-Lizenzierung ist immer günstiger und flexibler. Envelopes lassen sich vom Bei Envelope-Lizenzierung dürfen beliebig viele Mitarbeiter DocuSign eSignature verwenden. Eine Seat-Lizenz enthält 100 Envelopes. Mindestlizenzierung ist 5 Seats. Sie bieten keine Preisvorteile, daher sind flexiblere Envelope-Lizenzen immer die bessere Wahl.

TIPP: Bevorzugen Sie Envelope-Lizenzierung. Sie ist flexibler, meistens günstiger und nie teurer als Seat-Lizenzierung.

Seat und Envelope Vergleich

• SEAT

  • Ist definiert als eine Person, die auf das System zugreift. Seat-Lizenzen sind fest an den Benutzer gebunden und nicht übertragbar.
  • Schließt die Verarbeitung von Envelopes mithilfe automatisierter Stapel- oder Massen-Sendevorgänge oder die Verwendung der DocuSign-API zum Versand von Envelopes aus.
  • Beinhalten 100 Envelopes pro Seat. Sind diese Envelopes verbraucht kann man keine Envelopes dazu kaufen, unverbrauchte verfallen nach 1 Jahr.

• ENVELOPE

  • Keine Limits bei Anzahl der Benutzer in einem Unternehmen.
  • Sind vom Benutzer unabhängig.
  • Können vom Administrator flexibel verwaltet werden.
  • Können jederzeit nachbestellt werden
  • Mindestbestellmenge 500

Kosten: 500 Envelopes kosten in etwa so viel wie 5 Seats (100 Envelopes pro Seat ).

FAZIT: Bevorzugen Sie Envelope-Lizenzierung. Sie ist flexibler, meistens günstiger und nie teurer als Seat-Lizenzierung.

Besonderheit bei Connector-Lizenzierung

Konnektoren können nur nach Seats lizenziert werden. Die Grundlizenz (DocuSign eSignature) sollte dennoch nach Envelopes lizenziert sein.

Angenommen 5 Mitarbeiter benötigen einen Microsoft SharePoint Connector. Insgesamt benötigen Sie ca. 1.000 Envelopes pro Jahr. Sie bestellen also 1.000 x DocuSign Enterprise Pro Edition Envelope und 5 x SharePoint Connector. Damit können alle Mitarbeiter eSignature Enterprise und 5 Mitarbeiter SharePoint Connector nutzen.

Premium Support

Premium Support muss für alle Pläne gebucht werden (Vorgabe von DocuSign). Um Ihnen die Bestellung zu erleichtern, haben wir Premium Support gleich mit den Plänen kombiniert. Bei uns müssen Sie den Premium Support nicht separat buchen, er ist immer im Preis enthalten.

• 24×7 Live Telefonsupport
• Antwortzeit unter 4 Stunden
• 1 Stunde Notfall-Reaktionszeit
• API Integration Support

Info: Premium Support ist bei uns immer im Preis enthalten und muss nicht separat gebucht werden.

Vergleich der Editionen

Ist DocuSign rechtssicher in Deutschland?

Ja, DocuSign eSignature unterstützt EU-eIDAS-Verordnung . In Europa gilt seit 2016 die eIDAS-Verordnung (Electronic IDentification, Authentication and Trust Services) und dient europaweit als einheitliche Grundlage für elektronische Transaktionen, einschließlich elektronischer Signatur von Geschäftsprozessen.

In der gesamten EU und EWR (Europäischer Wirtschaftsraum) sind elektronische Dokumente und Signaturen für nahezu alle geschäftlichen und persönlichen Transaktionen rechtlich verbindlich. Die elektronische Unterschrift mit DocuSign eSignature erfüllt alle Anforderungen der EU Richtlinie 910/2014 zur elektronischen Identifikation und Trust-Services für elektronische Transaktionen (auch bekannt als eIDAS ).

Zusätzlich bietet DocuSign weitere Möglichkeiten zur Erfüllung rechtlicher Vorgaben:

• Verifikation (mehrstufig) der Identitäten der Unterzeichner
• Die Absicht des Unterschreibenden zur Unterzeichnung bestätigen
• Zuordnung der Signaturen zwischen Unterzeichner und Dokumenten
• Vollständige Dokumentation aller wichtigen Dokumente und Unterschriftaktivitäten
• Dauerhafter, sicherer Zugang zu DocuSign Dokumenten
• Dokumentenschutz mit Siegeln, eine Kombination von unabhängig zertifizierten und sicheren Systemprozessen und PKI (Public Key Infrastructure)

DocuSign eSignature international

DocuSign eSignature ist ein weltweiter Anbieter elektronischer Signaturen in mehr als 180 Ländern weltweit und ist für internationale, länderübergreifende Nutzung geeignet.

Dokumente zur Signierung werden in vielen Sprachen unterstützt, unter anderem:

• Deutsch
• Englisch (U.S.)
• Chinesisch, vereinfacht
• Chinesisch, traditionell
• Holländisch
• Französisch
• Italienisch
• Japanisch
• Koreanisch
• Polnisch
• Portugiesisch, brasilianisch
• Portugiesisch, europäisch
• Russisch
• Spanisch

Zusätzlich bietet DocuSign eSignature Benutzern die Möglichkeit, Dokumente in 44 lokalisierten Sprachen zu signieren.

Siehe dazu auch The Global Standard for eSignature® 

DocuSign Alternativen – Vergleich DocuSign vs. Adobe Sign

DocuSign und Adobe Sign (ehemals EchoSign) sind cloudbasierte Lösungen, um Dokumente rechtssicher elektronisch zu unterschreiben. Doch welche ist die bessere Lösung? Wie so oft gibt es hier keinen eindeutigen Gewinner und Sie müssen die Stärken beider Lösungen für Ihren speziellen Bedarf bewerten.

Bedienungsfreundlichkeit

Beide Lösungen sind einfach zu nutzen. Gartner sieht allerdings DocuSign hier etwas im Vorteil. Adobe Sign erreicht 4.5/5 Punkten und DocuSign 4.7/5 Punkten.

Beide Hersteller bieten Testversionen an. Bei Adobe sind es 14 Tage und bei DocuSign 30 Tage. Sie können die Bedienungsfreundlichkeit selbst testen. Schreiben Sie mir ein E-Mail oder rufen Sie mich an.

Digitale Unterschrift

Beide Anbieter bieten die Möglichkeit, digitale Unterschriften überall zu leisten. Der Prozess unterscheidet sich kaum. Am Desktop, im Browser und in mobilen Apps. Der Prozess ist bei beiden ähnlich. Der Unterzeichner (auch mehrere sind möglich) erhält ein Link zum Dokument, das unterschrieben werden muss. Der Status wird überwacht und ist einsehbar. Man sieht jederzeit, wie es mit den Unterschriften vorangeht.

Es kann eine digitale Signatur generiert werden oder Ihre eigene handschriftliche Unterschrift wird zertifiziert und fortan als digitale Signatur verwendet. Über das Portal DocuSign Login  könne Sie alle Signaturen und Prozesse einrichten und verfolgen.

Anpassungen/Branding

Bei beide Anbietern lassen sich Logos, Slogans, Farben und mehr anpassen. HTML/XML kann bei DocuSign jedoch nur bei der Enterprise Edition verändert werden. Die Anpassungsmöglichkeiten bei Adobe sind in den günstigeren Editionen umfangreicher und Adobe bietet viele Templates, die den Einstieg erleichtern. Beim Thema „Customizing“ hat Adobe Sign die Nase etwas vorn.

Integration mit anderen Systemen

Adobe Sign wurde von Microsoft 2017 als „bevorzugte E-Signatur-Lösung“ genannt. Die Integrationsmöglichkeiten mit Office 365, Microsoft 365, Microsoft Flow, SharePoint, Dynamics und OneDrive sind hervorragend. Weitere Integrationen mit den wichtigsten Anbietern von CRM, HR, CLM (Contact Life Management) Systemen sind vorhanden.

DocuSign lässt sich ebenfalls mit Microsoft Systemen verbinden. Darüber hinaus werden hunderte Integrationen mit Service-Partnern auf der ganzen Welt angeboten. Ein weiterer Pluspunkt ist, dass DocuSign bereits in den günstigeren Plänen alles bietet, was Adobe erst ab Enterprise Plänen liefert.

Support

Beim Adobe hängt der Support-Umfang von den Editionen ab. Wer beispielsweise Telefonsupport beim Deployment benötigt, muss einen Pro oder Enterprise Plan kaufen. Bei DocuSign kann der Support unabhängig vom gewählten Basisplan erweitert werden. Das gefällt uns besser.

Fazit

Sie können beide Systeme selbst testen und bewerten. Lassen Sie sich dann von mir zwei Vergleichsangebote erstellen. So sehen Sie, welche Lösung günstiger ist.

Generell sollten sich kleinere Organisationen Adobe Sign genau anschauen. Große Unternehmen im Enterprise Sektor entscheiden sich häufig für DocuSign mit hunderten von Integrationen und weltweiter Dominanz.